東京都世田谷区を拠点に、リフォーム事業《mamaリフォーム》を展開する株式会社家づくり代理人。「すぐに相談に乗れる」、「こまめに現場に顔を出せる」ことを重要視し、施工エリアは店舗から自転車で15分圏内に限定し、超地域密着型のサービスを提供しています。
矢内氏は、2020年5月頃からmamaリフォームの業務改善支援を開始。今回は、mamaリフォームと矢内氏の出会いからさかのぼり、共に歩んだ業務改善のストーリーについてお話を伺いました。
雅弘さんと矢内氏は2013年頃、お互いにリフォーム事業を営んでいるという共通点から東京で行われていたリフォーム研究会で出会いました。雅弘さんにとって矢内氏は同業仲間という認識はありましたが、まさか数年後にkintoneを通した業務改善という角度で関わりを持つことになるとは想像もしていなかったそうです。
そして2019年頃、雅弘さん・奈緒美さんに、業務改善の機運の高まりとkintoneとの出会いが訪れます。
雅弘さん「もともと古いつぎはぎのシステムを使って顧客や施工管理をしていました。同じ情報をあちこちに何度も入力しなければならないし、使い勝手も悪く、なんとかしないといけないなという課題を抱えていました。そんなとき、知り合いからkintoneなんか良いんじゃない？と紹介をもらい、実際にリフォーム事業で活用されている事例も見て『これは良いな』と。サイボウズで開催されていたセミナーなどにも参加し、本格的に導入を検討し始めました」
これまで長年管理してきた情報を、kintoneに移行するにあたって、「自分でつくる」というのは大きな負担に感じた雅弘さんと奈緒美さん。パートナーによる構築支援を視野に入れながら検討を進めましたが、導入に踏み出せなかった時期が続いたそうです。
雅弘さん「自分たちの業務を網羅的に移行するには、プロの力を借りるしかないと思っていました。サイボウズを訪れて相談した際にも、いわゆる大手のベンダーさんを始めとする数社のパンフレットをもらいました。しかし、これまでAccessやExcelを外注して構築してきた経験から考えると、私達の業務を網羅するシステムを構築するためにはパンフレットに書いてある金額で実現できるとは思えなかったのが正直なところでした。また、それにかかる意思疎通の労力を考えると、なかなか導入に踏み切れずにいました」
そんなときFacebook上で繋がりがあった矢内氏の投稿に、時々「kintone」というキーワードが出てくるのに目がとまった雅弘さん。同業仲間として、なにかアドバイスをもらえないかと連絡をし、2020年の2月ごろリモートで打ち合わせが行われたそうです。
雅弘さん「最初は、軽い相談のつもりだったんです。ですがその時、初めて矢内さんが数年前から業務改善支援をしていたことを知りました。実際にkintoneでの構築イメージも見せてもらい、矢内さんに頼めばこんな風に業務改善ができるんだ、とゴールを描くことができました。
また、全くの異業種の方に支援をお願いするよりも、同業としての知見をお持ちだったので、その点でも心強かったです。もちろん矢内さんの人柄も知っていたので、信頼してお願いできました」
奈緒美さん「私達は、これまでシステムの構築で数々の失敗を経験してきていたので、次こそは絶対に失敗したくないという想いがありました。
これまでは、システムのことは知っていても、私達の業務を深く理解しようとしてくれる人になかなか出会えなかったんです。そんなときにご縁があって、矢内さんという力強い味方に出会えたことはすごく幸運なことでしたね」
矢内氏に同業での知見があったことが、改善がうまく進んだ理由の一つと語った雅弘さん、奈緒美さん。加えて、TOC（Theory of Constraints：「制約条件の理論」）の進め方に則った業務改善支援を提供してくれたことも、非常に価値があったと語ります。
雅弘さん「システムの構築と並行して業務の見直し・整理までしっかり行ってくれました。いままで私達があたりまえにこなしてきた作業も、『この際切り捨てましょう』『無駄じゃないですか？』と、改めて見つめ直すきっかけをくれました。
矢内さんが同業としての経験をお持ちだからこその説得力もあり、非常に同意しやすかったです。おかげで業務フローがすごくスッキリしましたね」
また、ちょうど同じ頃mamaリフォームに入社された佐藤 聖香さん。この佐藤さんの存在も、業務改善を進める上でとても大きな意味があったそうです。
雅弘さん「ちょうどkintoneの導入が始まる頃入社したのが佐藤さんで、彼女に矢内さんとの新システム構築の担当に入ってもらうことにしました。というのも、古い考えをもった私達を中心に進んでしまうと、せっかくの挑戦にストップをかけ、古いあり方に戻ろうとしてしまう可能性があると思ったんです。
フレッシュかつ柔軟な考えを持った若手の佐藤さんに担当に入ってもらったことで、非常に円滑に改善が進んでいった感覚があります。何事にも前向きな姿勢で取り組んでくれたので、矢内さんも進めやすかったんじゃないかなと思います」
入社間もなく、新システムの担当という大切な役目についた佐藤さん。
当時の心境を伺うと、返ってきたのは業務改善を楽しむ言葉でした。
佐藤さん「1番最初に矢内さんのkintoneを見せてもらった第一印象は、スマートでかっこいいなという印象でした。
最初はkintoneのことが何もわからなかったのですが、構築が進んでいくうちにどんどん分かることが増えていきました。一緒に構築に加わりながら環境をブラッシュアップしていく経験はとても楽しかったです。
やっていく中で、情報の伝え方、システムの基礎なども矢内さんから教えていただき、その重要性について改めて考えるきっかけにもなりました」
雅弘さん、奈緒美さんがこれまで経験してきたシステム構築では、最初に要件を全て話して数カ月後に出来上がってくるというような、キャッチボールが一回だけのやり方があたり前だったそう。
矢内氏の打ち合わせを重ねて会う度に作っていくという、今までに経験したことの無いやり方には初め驚きがあったそうですが、そこから得られたものはとても価値のあるものでした。
雅弘さん「従来のやり方でありがちな“出来上がってきたシステムが、思っていたのと違うものだった”というのはお互いに不幸ですよね。それに対して私達も一緒になって作り上げていく参加型の支援は、すごく良かったです。
約半年間の支援でしたが、その間に27個のkintoneアプリが作成されてしっかり現場に根付いて稼働しています。このスピード感と自然な浸透は、参加型でないと実現できないと思います」
奈緒美さん「皆で参加しながら進めていったことで、私達のやりたいこととシステムに乖離が無いものを作り上げることができました。また、佐藤さんが入社間もないときに、このやり取りを間近で経験したことは、彼女にとって大きな成長につながったと思っています。日に日にスキルアップしていく姿が目に見えて、自社にとっても大きな宝となりました」
コロナ禍もあり、すべてがリモートでのやりとりで行われたmamaリフォームの業務改善支援。初めはこのリモートでの形式に不安もあったと語る雅弘さん。今となってはそれも思い込みだったと振り返ります。
また、円滑な業務改善には、依頼する側の姿勢にも重要なポイントがあるようです。
雅弘さん「最初は来ないと言われると、ほったらかされてないかな？なんて感じてしまったんです（笑）でも、打ち合わせを重ねる度にきめ細かいサポートをしてくださったので、その不安はすぐに払拭されました。
参加型も、打ち合わせを重ねる方法も、リモート支援も、私にとってすべてが新しい感覚でした。古い考えを捨てきれないと、このやり方についていくのは難しいかもしれないですね。私達の場合は、矢内さんがうまく導いてくれたことと、佐藤さんの柔軟な姿勢があったことで、自分たちのものにできている感覚があります」
奈緒美さん「矢内さんとの業務改善において、私達依頼する側の姿勢は必須だと思います。
頭の切り替えがしっかりできるかどうか。いいものを作りたいと思うなら、捨てたほうが良いと言われたものにしがみつかないことが必要ですよね。まさに業務の断捨離。
まだまだ始まったばかりですが、要る業務と要らない業務を明確に切り分けることができたと思います」
参謀のように頼りになる存在、今後も共にkintoneを育てていきたい
最後に、お三方にとって矢内氏がどのような存在なのか、それぞれお話を伺いました。
佐藤さん「矢内さんは、まるでドラえもんのような存在だなと思っています。
ポケットからkintoneについてだけでなく、社会人としての基礎、そして仕事への姿勢など、様々な知見を与えてくださいました。mamaリフォームの一員のように、私達のことを想って支援してくださったことがすごく嬉しくて、尊敬できる存在です」
奈緒美さん「ただ支援する側として居るのではなく、自分ごと化して考えてくださるのがすごくありがたかったです。また、なぜ業務の整理が必要なのか、それをこちらが受け入れられるまで丁寧に理解させてくれました。
私達の根本の考えを変えなければならないということを、実感させてくれた存在ですね。私達のkintoneはまだ走り始めたばかり。今後もmamaリフォームのkintoneを一緒に育てていくために、伴走者となって共に歩んでいただきたいです」
雅弘さん「ただ仕組みを作るのではなく、業務の軸を見極めて提案してくれる参謀のような存在ですね。
矢内さんのサポートによって今私達が持っているシステムは、かなりのレベルのものじゃないかと思っていて、他社には教えたくないくらいです（笑）これが自社の強みだと、自信を持って言うことができるシステム構築を支えてくれた矢内さんにはとても感謝しています。
私達のkintoneはまだまだ発展していく要素があると思っているので、今後もその発展を支えていただきたいです！」
雅弘さん、奈緒美さん、佐藤さん、ありがとうございました！
