私が手がけているのは、業務設計支援です。業務フローを一緒に見直したり構築し、kintoneと絡めながら、新しい仕事のしかたを支援に入った会社のスタッフと二人三脚で作っています。
真剣に業務改善を実現したいとか、社員を幸せにしたい、と考えている会社であれば、ぜひお手伝いしたいと考えています。抱えている課題のために業務改善をしたいが、何をしていいかわからない社長の背中を押したい。そして、そんな社長の下で頑張っている社員さんを助けたいと思っています。

私がなぜ、この仕事を手がけるようになったのか、どんな想いで業務改善の支援をしているのかをご紹介させていただこうと思います。

2009年まで私は札幌で会社勤めをしていましたが、父が病気になり福島の地元に戻ってきました。矢内石油はガソリンスタンドとプロパンガス、灯油の配送を行っている燃料の会社でしたが、戻るや否や仕事の引き継ぎでつまずいてしまったのです。

ずっと地域に根差しながら個人事業のような形で30年以上営んでいたこともあり、両親の頭の中にしか顧客や取引に関する情報が蓄積されていないのです。家族間でもこれだけのストレスがあるなら、スタッフを増やしながら仕事を任せていくことはできることはできない、という課題に気がつきました。

そんな中、矢内石油の顧客のお婆さんから「足を伸ばしてお風呂に入りたい」と相談を受けました。私自身リフォームの経験はなかったのですが、なんとかその思いを叶えたいと考え、風呂場のリフォームにチャレンジする機会が訪れました。すると、「ありがとう」と感謝されたのです。

それまでは燃料を配送しても感謝されることはなかったので、その言葉には驚きました。誰かの役に立ち、喜んでもらうことこそ仕事のモチベーションや楽しさにつながることを知り、住宅リフォーム事業を立ち上げ、仲間を増やしていくことを決めたのです。

2015年、2人の仲間を増やすきっかけがあり、チームは4人体制になりました。そこで、情報共有を初めとするチーム運営の難しさに気がつき、出会ったのがサイボウズのkintoneです。

ExcelやGmailで情報を処理していたのは、これが精一杯です、という諦めに近いような開き直りでした。
しかし、kintoneを使うことで、自分の思考の枠を超えて、業務改善の可能性を広げていけることに気がつきました。諦める必要はないのです。

たとえば、リフォームのお客さまから電話が来ます。営業はもちろんその方を知っていますが、内勤のメンバーは何一つ知りません。

情報がうまく共有されていないことで、いい形での初期対応ができず、その落ち度によって不満やクレームに繋がってしまいました。
その不満は、営業がきちんと報告してくれないから、という内勤社員の不満にもなります。

kintoneを使えば、工事の進捗はもちろん、お客さまの心理的な部分までを登録し、電話を受けた瞬間に誰でもその情報を把握できます。
今では当たり前のことになり、チームワークになっているのだな、と感じています。

その経験をkintone hiveで紹介したところ、ファイナリストに選出され、「Cybozu Days 2018」の「kintone AWARD 2018」に参加し、グランプリをいただくことができました。

ちょうど同じタイミングの2018年前半、友人である沖縄にある照正興産の社長からkintoneに関する相談を受けました。

その流れで、グループ会社の「ほがらか苑」という有料老人ホームの業務改善のお手伝いをすることになりました。
当たり前のことですが現場に赴き、徹底的にヒアリングし、業務を把握し、プロジェクトのメンバーとディスカッションしました。

単なる外注として行くのではなく、現場の一員となって、自分の持てる力を出し合いながら、業務改善に体当たりしました。
kintoneアプリに託すところや、運用のなかで解決を図るところなど、お互いに知恵や工夫を出し合いながら一緒にゴールを目指し進めていきました。すると結果的に、毎日3～4時間かかっていた記録業務を30分に短縮。0.5人を雇用した効果が得られました。アプリができた、ということではなく、チームワークができあがっていく感覚がとても印象的です。とても楽しい経験でした。

「ほがらか苑」のお仕事が終わったとき、「今、kintoneがなくなったらどうなりますか」との質問に、「暴動が起きます笑」と答えてくれたのは、最高だなと思いました。仕事の一部に完全に組み込まれたということだからです。こんなに仕事冥利に尽きることはありません。

そんな経験から、私は現場で頑張る方たちのお役に立ちたいと思うようになりました。

工場の手作業の人や接客業の人、パソコンやスマホに触る習慣のない人など、本来システムやITには縁がないと仰る方の負担こそなんとかしたいです。働きやすくなれば、辞めにくくもなり、会社が回っていきます。すると、その地域からお店や会社がなくならないで済みます。社会を支えている人を支えたいのです。

おかげさまでいろいろな会社からお声かけいただき、お手伝いさせていただくことが増えてきました。その中でいろいろ見えてきたことがあります。
業務改善を実現するためには、業務フローを徹底的に把握しなければなりません。実際に伺って入り込み、ひとりひとりから話を聞く必要があるのです。
同じ業務でも人によって処理するタイミングが異なることがあります。
その部分を押さえないまま進めてしまうと、kintoneアプリができあがっても、結局不満が残るシステムになってしまうのです。

5W1H、改善したいのはどんな業務ですか、なぜこの業務を改善しなければならないのですか、kintoneアプリにはいつ触りますか、立ってですか座ってですか、スマホですかPCですか、1日何回ですか、と細かくヒアリングします。
一緒に業務フローを整理し、kintoneアプリを使い始めると、2～3ヶ月後に変化が起きます。
最初は会議で静かだった人も、3ヶ月目くらいから堰を切ったように、ここを改善したいと、言い出すのです。メールやExcelなどを使っていて諦めていた限界を、kintoneなら突破できると理解してくるからです。

今の業界はまだまだフルスクラッチ型のシステムが多いのが現状です。要件定義をして、決定して1000～2000万円かけて開発しても、完成したころには業務ルールが変わっていて使えない、ということもあります。そもそも、中小企業にはその予算がないことがほとんどです。そこに対して、kintoneが効果的に効いたなと実感しています。

ただ、業務改善を達成するためには、経営者の協力も必要です。必ずしも経営者が会議や現場にいなくてもいいのですが、業務ルールを変えるための決済権を、参加する人に少なからず渡して欲しいのです。新しい業務フローやkintoneアプリができても、生まれるまでのプロセスを見ない状態で、後から却下されると意味がありません。

単なるシステム開発であれば、私である必要はないと思います。また、kintoneで何ができるのか？　だけを求めるのも本末転倒です。

レゴブロックで何が作れるのか？と聞いているのと同じです。何を作りたいのですか？　としか言えません。逆に、誰のために、何のために、解決したい課題があるのか、ということがクリアになっている会社であれば、業務改善は実現できると思います。

例えば「残業を10時間減らしたい」をゴールにするのではなく、残業を減らした結果、「部下が子供の運動会に参加できるような環境を作ってあげたい」、という想いが大事なのです。無理矢理課題を探すようなら、それは課題ではありません。

仕事で紙の多さや情報の転記作業に悩んでいるところは、相談してください。特に、中途採用を積極的に行っている会社は是非。
中途採用は仕事が増えたから、その補填として雇う会社も多いと伺います。人手不足への対応は、中途採用でも業務効率を改善して作業時間を圧縮するのも価値としては同じです。ITや仕組みで、一定の品質で仕事をこなせるような業務フローやアプリを作れます。

業務改善をしたい、業務改善したいがやりかたがわからない、背中を押して欲しい、自分たちの仕事環境をよくしたい･････と悩んでいる人はぜひ、ご相談ください。